Матрица Эйзенхауэра: как все успевать

16.01.2023 224
Александра Грейскоп
Студентка московского университета, активист и музыкант

Сдать домашку в срок, подготовиться к контрольной заранее или сделать проект не за день до дедлайна — звучит как сказка. Осуществить ее можно не прибегая к магии. Матрица Эйзенхауэра — вот волшебная палочка в мире тайм-менеджмента. Рассказываем подробнее о важном инструменте распределения задач.

Матрица Эйзенхауэра

Что такое матрица Эйзенхауэра

Автором матрицы считается Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США. Он делил свои задачи на четыре блока — это помогало ему эффективно распределять время и решать проблемы вовремя. Эйзенхауэр считал так:

У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной. 

Матрица Эйзенхауэра — это приём приоритизации, который помогает не тратить время на ненужные задачи и уделять внимание важным. Матрица состоит из четырех блоков:

матрица Эйзенхауэра

Нужно распределять задачи по блокам A, B, C и D, исходя из их важности и срочности. Задачи следует решать последовательно: сначала А, затем — B, C и D. О том, как это делать и зачем, сейчас расскажем.

Для чего нужна матрица приоритетов

  1. Тайм-менеджмент. Отложенные дела часто становятся причиной стресса. Если правильно распределить время, сформировать и оптимизировать расписание, получится не только сделать задачи в срок, но и снизить уровень тревоги.
  2. Приоритезация. Расположить задачи по важности — главный этап в любом проекте, будь то научная работа или подготовка к экзаменам. Если перед глазами список задач, ранжированный по важности и срочности, нагрузку получится распределить. Решение дел в таком случае становится задачей, где ранжирование — это формула.
  3. Эффективность. Выполнение в первую очередь важных и срочных задач помогает не отвлекаться от цели и быстрее достигать результатов.

Эти навыки не единственные, которые нужны для эффективной и результативной учебы. На нашем курсе вы освоите навыки, которые помогут школьнику, а затем и студенту. Как управлять временем и планировать свой день, работать с информацией и тренировать память, готовиться к занятиям и повышать успеваемость — все это вы узнаете на курсе «+5 навыков для учебы». Приходите на занятия, чтобы освоить ключевые навыки XXI века.

Как распределять задачи

Чтобы разница между типами задач была отчетливее, возьмем пример:

Для одиннадцатиклассника Андрея ключевая задача — получить аттестат без троек. Начался новый год, и дел невпроворот. К 13 января нужно распределить роли в школьном спектакле. 15 января будет контрольная работа по математике, а 30-го — срез по русскому языку. Параллельно классный руководитель требует заполнить дневник к концу месяца. Конечно, на каникулах хочется еще и отдохнуть, например на коньках покататься.

Задачи в матрице ранжируются по важности и срочности. Выполнение важных задач прямо влияет на поставленную цель. В нашем примере для подготовки к контрольной работе по математике нужно повторить изученную перед каникулами тему — без этого работа будет провалена.

Также сюда также могут относиться хобби. Ведь для кого-то занятие спортом, поход в кино или чтение влияют на ментальное здоровье и помогают двигаться к цели.

В срочных задачах главный фактор — время. К контрольной по математике готовиться после 15 января будет уже бессмысленно. Когда задача срочная, чем раньше начать ее выполнение, тем быстрее можно будет перейти к следующим — например, подготовке к срезу по русскому. 

Чтобы разобраться с важностью и срочностью, задайте себе два вопроса:

  • Как задача повлияет на реализацию поставленных целей?
  • Зависит ли достижение цели от срока выполнения задачи?

Ответы на них помогут вам ранжировать задачи и распределить по четырем блокам.

Блоки матрицы Эйзенхауэра

Блок А. Важно и срочно

Если задачи этого блока не выполнить в срок, будут последствия, препятствующие достижению цели. Из-за важности и срочности такие задания нужно выполнять в первую очередь. Если в блоке А находится много задач, это говорит о проблемах с тайм-менеджментом и приоритезацией. Попробуйте разделять большие задачи на маленькие шаги: так вам будет легче приступать к их выполнению, и дела не будут скапливаться и психологически давить. 

Если Андрей не подготовится к контрольной до 15 января, то результат контрольной будет неудовлетворительный. Это повлияет на итоговую отметку в четверти, а она — на аттестат. Всего одна пропущенная задача, а столько последствий. Подготовку к тесту однозначно записываем в блок А.

Блок B. Важно и несрочно

Дела в этой категории можно выполнять в комфортном темпе. Чаще всего важные и несрочные задачи позволяют двигаться к долгосрочным результатам. Но негативные последствия из-за их невыполнения могут так же наступить через продолжительное время: месяц, полгода, год. Если совсем забыть о срочности и не заниматься этими делами, то они рискуют оказаться в блоке А — важно не допустить этого. 

В нашем примере к важным и несрочным задачам относится подготовка к срезу по русскому языку.

Блок C. Неважно и срочно

Задачи этого блока не помогают в достижении поставленных целей. Сюда относятся рутинные дела и дополнительные проекты. У задач в этом блоке спорное значение. С одной стороны, приятно ставить галочки в списке дел, можно отвлечься от масштабных и сложных задач на более легкие. С другой, эти дела отнимают время, которое можно было потратить на более важные занятия. 

Распределение ролей спектакля в классе — это пример неважного и срочного дела. На оценки в аттестате оно никак не повлияет, поэтому по возможности его лучше делегировать другому человеку.

Блок Г. Неважно и несрочно

Такие задачи ни помогают в достижении целей, ни ведут к серьезным последствиям в случае их невыполнения. Здесь можно попасть в ловушку: из-за простоты такие задачи хочется решать первыми. Если пойти по такому сценарию, до важных дел руки могут не дойти. Тем не менее не стоит вычеркивать из жизни все задачи этого блока — они помогают отвлечься и отдохнуть. Переписка с друзьями или видео на YouTube поднимут настроение и помогут набраться сил, чтобы двигаться к цели.

В случае Андрея это заполнение дневника и посещение катка. Они не влияют на достижение цели одиннадцатиклассника, но и особых последствий за собой не несут. 

Таким образом, матрица Эйзенхауэра для Андрея будет выглядеть так:

Матрица Эйзенхауэра. Задачи Андрея

Преимущества и недостатки метода

Преимущества

  1. Систематизация процессов. Четкое распределение задач поможет не забыть о цели и двигаться к ней последовательно.
  2. Простота. Всего четыре блока, и больше никаких правил.
  3. Доступность. Не надо скачивать приложения и сервисы, достаточно взять блокнот и ручку.
  4. Сохранение баланса. Хобби, учеба и работа — все это важные составляющие жизни, которые должны дополнять друг друга. Когда они находятся в одной матрице, найти баланс гораздо легче.

Недостатки

  1. Ограниченность. В матрицу трудно вписать ежедневные задачи, а при долгосрочном планировании она превращается в полотно, в котором трудно разобраться.
  2. Сложность распределения. Ранжирование задач происходит интуитивно. Можно допустить ошибку, и это приведет к неэффективному распределению времени.
  3. Примитивность. Разделение на четыре блока не позволяет глубоко погрузиться в задачи.

Лайфхаки для заполнения матрицы

  1. Поставьте глобальную цель — именно она поможет определить, в каком направлении двигаться и к какому блоку будут относиться задачи.
  2. Не забывайте вносить в матрицу интересы и хобби. Жизнь состоит не только из контрольных и экзаменов, важно выделять время на общение и развлечения. Это такие же важные составляющие жизни, как и высокие результаты в учебе.
  3. Поставьте лимит задач для каждого блока, чтобы матрица легко читалась. Например, заполняйте ее каждую неделю, а не раз в месяц.

guest
0 Комментарий
Inline Feedbacks
View all comments